e-Defter / e-Fatura Uygulamasında Mutlaka Bilinmesi Gereken Hususlar
Murat YAMAN
E-DEFTER UYGULAMASI
Elektronik ortamda oluşturulan defterler Gelir İdaresi Başkanlığına direk teferruatlı şekilde gönderilmemektedir. Oluşturulmuş defterlere ait beratlar gönderilmektedir. Sisteme yüklenilmiş olan beratlar E-defter yazılımı vasıtasıyla GİB imza ile onaylı hale gelmektedir. Onaylanmış beratlar mükellefçe sistem üzerinden indirilerek, defterlerle birlikte saklanmalıdır. Unutulmamalıdır ki, Gönderilen beratın mükellefe ait olup olmadığı, uyumlu yazılım kullanılıp kullanılmadığı kontrolleri sağlanıyor. Vergi incelemesi halinde önceden oluşturulan defterlerle GİB onaylı beratın xml verisinin sunulması kafi gelecektir.
E-FATURA
E-fatura kullanımı ile çalışacağınız müşterilerle temel fatura veya ticari fatura tercihlerinden birinin seçilmektedir. Ticari Fatura tercih ettiğinizde, faturanın kesildiği tarafça 7 gün içinde kabul ya da red edilmesi durumu söz konusudur. Ancak sessiz kalırsa faturayı kabul ettiği kabul edilmektedir. Ancak diğer seçenek olan Temel faturada bir onay süreci yoktur. Temel Fatura kesildiği anda işlem bitmiş sayılmaktadır.
E-FATURA ve E-DEFTER
E-faturaya geçmek için TÜBİTAK’tan mutlaka mali mühür satın alınması gerekmektedir. E-fatura portalini kullanırken bu sayede ayrıca ek ücretler ödenmemektedir. Ayda en fazla 500 adet fatura kesilebilmektedir. Entegrasyon ve saklama ücretiyle muhasebe yazılımına ek modül maliyeti ve eğitimler işletmeye ekstra bir masraf oluşturmaktadır.
E-FATURA KAYDI:
E-Arşiv faturası düzenleyen kullanıcı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri E-Arşiv kapsamında düzenledikleri ve GİB’e ilettikleri “E-Arşiv Raporu”nu bir yevmiye maddesinde kaydedebilirler. Bu kayıtta belge tipi “other”, belge açıklaması “e-Arşiv Raporu” olacaktır. Bu raporun tarih ve numarasının yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. E-Arşiv raporu olarak Başkanlığa iletilen faturalar haricindeki diğer faturaların hepsi için bir yevmiye maddesi olmalıdır.
MUHAFAZA VE İBRAZ ZORUNLULUĞU
E-DEFTER UYGULAMASINDA BANKA İŞLEMLERİ
Banka işlemleri dekontla muhasebeleştirilir. E-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve açıklaması “dekont” olarak kaydedilir. Dekontun tarih ve numarasının girilmesi zorunludur. Dekontta tarih ve numara yoksa, kullanılan muhasebe programının işleme vermiş olduğu tarih ve numara belge tarihi ve numarası olarak yazılmalıdır. Banka işlemleri dekontlarla ayrı ayrı kaydedilemiyorsa, her banka için işlemler gün gün ayrılır. Her bankanın günlük işlem tutarı ayrı bir muhasebe fişi olarak kaydedilebilmektedir. E-Defterde bu kayda esas belge, muhasebe fişi olabilmektedir. E-Defter uygulamasında belge tipi “other” ve belge açıklaması “muhasebe fişi” olarak kaydedilmelidir. Fişin tarih ve numarası mutlaka girilir.
MUHAFAZA VE İBRAZ SORUMLULUĞU
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğin 4. Maddesi “Elektronik Defterin Muhafazası ve İbrazı” başlığında; E-defter uygulaması kapsamında oluşturulan elektronik defter ve beratların muhafazası ve ibrazı hakkında açıklamalar yapılmıştır. Mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde duran elektronik defter ve beratların silinmesi, zarar görmesi, virüs bulaşması ve benzeri nedenlerle elektronik defter ve beratların ibrazında sorun yaşanabilir. Bu sıkıntılara istinaden E-Defter uygulamasını kullanan mükelleflerin defter ve beratlarının muhafaza ve ibrazı konusunda önlemleri almaları, bu kapsamda elektronik defter ve beratları sakladıkları bilgi işlem sistemlerinde yaşayabilecekleri aksaklıklar nedeniyle elektronik defter ve beratlarını mutlaka farklı depolama seçenekleri ile yedeklemesini yapmaları önemli bir husustur.
E-DEFTER UYGULAMASINDA AÇILIŞ VE KAPANIŞ ONAYI
E-Defter kullanmasına onay verilen mükelleflerin aylık dönemler itibariyle elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlamaları gerekmektedir. E-Defter tutmaya başlayanlar söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. E-Defterin ilgili hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı olarak işleme tabi tutulmaktadır.
E-FATURADA BİRDEN FAZLA FATURANIN AYNI YEVMİYE MADDESİNE KAYIT EDİLMESİ MÜMKÜN DEĞİLDİR
E-defterde faturalara ait kayıtlar, belge türü fatura seçerek belge numarası ve belge tarihi girilerek kayıt edilmesi zorunluluğu unutulmamalıdır. Belge tarihi ve numarası girileceğinden birden fazla faturanın aynı yevmiye maddesine kayıt edilemeyeceği anlaşılmaktadır. Ancak banka işlemleri için şirket olarak bir liste yapıp ve ya ekstrede belirterek ve bu belgeye sayı ve numara vererek, "other" olarak kaydedilebilinir.
İNTERNET ÜZERİNDEN SATIŞ YAPANLARDA E-ARŞİV UYGULAMASINA GEÇMEK ZORUNDADIR.
İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı işiyle uğraşan mükellefler (münhasıran bilet, sigorta poliçesi v.b. belgeleri düzenleyenler hariç olmak kaydıyla) ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5.000.000 TL ve üzerinde olan mükellefler en geç 01.01.2016 tarihine kadar E-Arşiv uygulamasına geçmelidir. Bu şartları sağlayan mükellefler 01.01.2016 tarihinden önce E-Fatura ve E-Arşiv başvurularını yapmaları ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir.
E-FATURA E-DEFTER
Zaman damgası kullanılması zorunlu bir durum değildir. Ama GİB sistemlerinde yaşanacak sorunlar nedeniyle berat yükleme süresinde beratlarınızı GİB sistemine yükleyemediğinizde zaman damgası kullanılması istenilmektedir. Eğer süresinde berat yüklenebiliyorsa zaman damgası kullanılması zorunlu değildir. Zaman damgası TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezinden temin edilebilmektedir.
