Kuruluş Esas Sözleşmeleri ve Sicil Tastiknamelerinin Sicil Müdürlüklerince Onaylanması
Murat Dayanç
Yeminli Mali Müşavir
Eski Baş Hesap Uzmanı
Bağımsız Denetçi
Bilim Uzmanı
mdayanc@bnddenetim.com
Kuruluş aşamasında kurucuların ve/veya şirket kurmaya teşebbüs eden kişi
veya kişilerin şirket sözleşmesine[1] atacakları imzaların ticaret sicili
müdürlüğünde onaylanmasına ve imza beyannamesinin ilgili ticaret sicili
müdürlüklerinde yetkilendirilmiş personel huzurunda verilmesine ilişkin usul ve
esaslar ilk olarak 06.12.2016 tarih ve 29910 sayılı Resmi Gazete (RG)’de
yayımlanan “Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili
Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ” ile
düzenlenmiştir. Bu Tebliğ, 10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı RG’de yayımlanan
7099 sayılı Kanunla Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Kooperatifler Kanunu (KK)’nda
değişiklik yapması üzerine 13.03.2018 tarih ve 30359 sayılı RG’de
yayımlanan “Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili
Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair
Tebliğ” (Kısaca Kuruluş ve İmza Beyanı Tebliği veya KİBT) ile değişikliğe uğramıştır.
Bu son değişiklikten sonra kuruluş aşamasında kurucular tarafından
hazırlanan esas (kuruluş) sözleşme ile
şirket ortak ve yöneticilerinin imza beyanlarının (sicil
tasdiknamesi) ilgili sicil müdürlüklerince düzenleme uygulaması genişletilmiştir.
Buna göre artık eskiden anonim ve limited şirketler için
ihtiyari uygulanan kuruluş sözleşmesinin ilgili sicil müdürlüklerinde
imza tatbikinin yapılması uygulaması anonim şirketler için ihtiyari
olmaya devam ederken, limited şirketler için zorunlu hale dönüştürülmüş ve
eskiden kooperatifler için uygulanmayan bu yöntem artık
yasal olarak yapılması zorunlu hale dönüştürülmüştür.
Ayrıca tüm ticari şirket türleri ve sahış işletmeleri dâhil ticari
işletmeler[2] için kuruluş (kayıt) ve şirketi
temsile yetkililerin değişmesi veya yeniden atanması aşamasında ilgili sicil
müdürlüklerine sundukları ve noterlerce onaylanması zorunlu
olan imza beyannamesinin (sicil tasdiknamesinin) ilgili sicil
müdürlüklerince düzenlenmesine imkân tanınmış ve eskiden noterlerce düzenlenip
onaylanan bu belgelerin artık ilgili sicil müdürlüğü nezdinde de
düzenlenebileceği hüküm altına alınmıştır.
Bu yasal düzenlemeler
çerçevesine göre gerek kuruluş esas sözleşmelerinin ve gerekse imza
beyannamelerinin ilgili sicil müdürlükleri nezdinde imza onaylarının yapılması
uygulamasının kapsamı bu yazının konusunu oluşturacak ve detayları aşağıda
açıklandığı gibi olacaktır.
1.
SİCİL MÜDÜRLÜKLERİNDE KURULUŞ SÖZLEŞMESİ VE İMZA BEYANNAMESİ ONAYLANMA SÜRECİ
Genel Olarak Esas Sözleşme Hazırlanması
Esas kuruluş sözleşmelerinin hazırlanma şekil ve şartları konusunda, “Kuruluş ve İmza Beyanı Tebliği”nin 4 ila 8 inci
maddelerinde hükümler yer almaktadır.
Buna göre; şirket sözleşmesi MERSİS[3]’te hazırlanacaktır. Eğer kurucular esas
sözleşme imzasını ilgili sicil müdürlüklerinde tatbik edeceklerse (ki limited
şirket ve kooperatifler için zorunludur), kurucuların, sözleşmenin imzalanması
için şirketin kurulacağı yer sicil müdürlüğünde hazır bulunmaları gerekecektir.
Kurucusu gerçek kişi
veya tüzel kişi olan şirketlerin sözleşmesi ilgili sicil müdürlüklerinde,
bizzat kendileri veya temsilcileri tarafından imzalanmalıdır.
Kurucu veya temsilcinin,
okur-yazar olmaması, Türkçe bilmemesi, işitme, konuşma veya görme engelli
olması halinde sözleşmeler noter huzurunda imzalanmak zorundadır.
On sekiz yaşından küçük kişilerin şirkette kurucu ortak olabilmesi için
şirket sözleşmesinin velileri[4]tarafından imzalanması gerekir. Velinin
tek kişi olması halinde, nüfus kayıt örneğinin ibraz edilmesi zorunludur.
On sekiz yaşından küçük kişinin velisiyle birlikte şirket kurucusu olması
halinde, vasi[5] veya kayyım[6] kararı ilgili sicil müdürlüğüne
ibraz edilmelidir.
Kurucu Türk vatandaşı ise geçerli kimlik kartı, pasaport veya sürücü belgesi
ibraz edilebilir. Kurucunun doğumla Türk vatandaşı olup da çıkma izni almak
suretiyle Türk vatandaşlığını kaybeden kişi olması durumunda mavi kart[7], kurucu yabancı uyruklu ise başvuruda
geçerli pasaport ibraz edilmelidir.
Kurucu adına imza atacak temsilciler[8], sıfat ve yetkileri ile işlemi yapmaya
izinli olduklarını gösterir belge ibraz etmekle yükümlüdürler. Ayrıca bu
kişiler, geçerli kimlik belgelerini ibraz etmelidirler.
Kurucu adına imza atacak kişinin vekil[9] olması halinde vekâletname
düzenlemeye yetkili makam veya noterlerce onanmış vekâletnamenin aslı gerekir.
Kurucu adına imza atacak
kişinin vasi veya kayyım olması halinde konuya ilişkin mahkeme kararının aslı
veya onaylı sureti gerekmektedir.
Sicil müdürlüklerinde görevli yetkilendirilmiş personel[10] şirket kuruluş işlemi için
başvuruda bulunan kişinin kimliğini kanıtlayan resmi belgeyi inceler, belgedeki
fotoğraf ile gelen kişiyi karşılaştırır, kişi bilgileri ile varsa soğuk mühür
izini kontrol eder. İbraz edilen belgeden şüpheye düşülmesi halinde ispata
yarar ikinci bir belge istenir. Başvuruda bulunan kişinin, gerçekten ibraz
edilen kimliğin sahibi olup olmadığı hususunda Sistem üzerinden gerekli
kontrollerde bulunulacaktır.
İbraz edilen belgenin
yırtık veya yıpranmış olması, belgedeki resmin eski olması veya benzeri
durumlar nedeniyle kimlik doğrulanmasında tereddüt yaşanması durumunda,
belgenin değiştirilmesi veya yenilenmesi istenebilir.
Sözleşmenin
imzalanmasından önce kurucu veya temsilciler, iradesini serbestçe ve kendi
isteğine uygun olarak beyan ederler.
İlgili sicil müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel,
kurucunun yaşlılık, hastalık gibi nedenlerle ayırt etme gücünün[11] bulunmadığına ilişkin şüpheye
düşerse, şüphe edilen hususun açıklığa kavuşturulması amacıyla, şahsın ayırt
etme gücünü haiz olduğuna ilişkin yetkili makamlardan alınacak bir belgenin
ibraz edilmesini isteyebilir.
Kurucunun, okur-yazar
olmaması durumunda sözleşme, mühür veya bir alet ya da parmak izi kullanmak
suretiyle imzalanır. Kurucunun Türkçe bilmemesi durumunda yeminli bir tercüman
bulundurulması zorunludur.
Kurucunun, sağır, dilsiz
veya görme engelli olup da yazı ile anlaşmanın mümkün olmadığı hallerde; sağır
ve dilsizler bakımından işaret dilinden anlayan yeminli bir tercümanın, görme
engelliler için iki tanığın huzurda bulunması zorunludur.
İmzanın yeminli tercüman
veya tanık huzurunda atılması halinde bu husus bir tutanağa bağlanır. Ayrıca
tutanakta yeminli tercüman veya tanıkların kimlik bilgileri ile imzalarına yer
verilir.
Kimlik bilgileri
doğrulanmış sözleşmenin ilgili sicil müdürlüğü tarafından MERSİS’ten alınacak
nüshası kurucular veya temsilciler tarafından sicil müdürü huzurunda imzalanır.
İmzalanan sözleşme
nüshalarının her sayfası, sicil müdürü veya müdür yardımcısı yahut
yetkilendirilmiş personel tarafından imzalanarak mühürlenir. Ayrıca nüshaların
son sayfasına işlem tarihi de yazılır veya tarih kaşesi basılır.
İmza onay belgesi
hazırlanarak sicil müdürü veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel
tarafından imzalanır. Söz konusu belge mühürlenir ve esas sözleşmenin arkasına
eklenir.
Sicil müdürü veya müdür
yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel tarafından yapılan bu onay,
imzaların kuruculara veya temsilcilere ait olduğunun tasdiki anlamına gelir.
Esas sözleşmenin
imzalanması ve mühürlenmesinden sonra sözleşmede herhangi bir değişiklik olması
halinde, ilgililerden sözleşme nüshası adedince düzeltme beyanı alınır.
Düzeltme beyanı oluşturulurken yukarıda açıklanan hükümlerin tamamı uygulanır.
Bu şekilde oluşturulan düzeltme beyanı, sözleşme nüshalarının arkasına eklenir.
İmzalanan ve mühürlenen
sözleşmenin bir nüshası ilgili sicil müdürlüğünce alınır ve şirketin tescil
başvurusu ile birleştirilerek dosyasında saklanır.
Kalan sözleşme nüshaları
ilgililere teslim edilir.
Sicil müdürlüklerince
imzalanan sözleşmenin onay tarihinden itibaren üç ay içinde tescili için
başvuruda bulunulmaması halinde, sözleşmede imzası bulunanların şirket kurma
iradelerinin devam ettiğine dair beyanda bulunmaları gerekir. İrade beyanı
oluşturulurken, Kuruluş ve İmza Beyanı Tebliği’nin 6, 7 ve 8 inci maddelerine
uyulur.
1.2. İMZA BEYANNAMESİ VE ONAYLANMASI
İmza beyannamesinin hazırlanma şekil ve şartları konusunda, “Kuruluş ve İmza Beyanı Tebliği”nin 12, 13 ve 13/A ıncı
maddelerinde hükümler bulunmaktadır. Buna göre;
İmza beyannamesinin şirket kuruluş ve ticari işletme
açılışı işlemlerinde ilgili sicil müdürlüklere ibrazı zorunludur. Bu belge,
şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişilerin herhangi bir ticaret sicili müdürlüğünde yetkilendirilmiş personelin
huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle düzenlenir. Kurucuların
ve temsile yetkili olanların şirket unvanı altında atılmış imza beyanlarını
kapsar. Herhangi bir sicil müdürlüğü tarafından düzenlenir ve istek sahiplerine
verilir. Bu belge noter marifetiyle de düzenlenebilir.
Sicil müdürlüklerine
imza beyannamesi verilebilmesi için, MERSİS üzerinden şirketin kuruluş veya
ticari işletme açılış başvurusunun onaya gönderilerek talep numarası alınması
gerekir.
Yetkilendirilmiş
personel talep numarası ile MERSİS üzerinden oluşturacağı formu, kimlik
bilgileri doğrulandıktan sonra gerçek kişi tacire veya kurulacak şirket adına
imzaya yetkili şahsa imzalatır. Ayrıca yetkilendirilmiş personel tarafından
mühür basılmak ve imzalanmak suretiyle form onaylanır.
İmza beyannamesi kuruluş
başvurusunun yapıldığı sicil müdürlüğünde düzenlenirse onaylanan beyanname
şirketin veya işletmenin dosyasına konulur. İmza beyannamesinin kuruluş
başvurusunun yapıldığı sicil müdürlüğü dışında başka bir sicil müdürlüğünce
düzenlenirse bu belge iki nüsha olarak düzenlenir. Beyannameyi onaylayan sicil
müdürlüğü beyannameyi MERSİS’e yükler ve beyannamenin bir nüshasını fiziki
ortamda ilgili sicil müdürlüğüne gönderir ve bir nüshasını da kendi
müdürlüğünde ayrı bir dosyada saklar.
Şirketin kuruluş veya
işletmenin açılış tescili, imzaya yetkili kişilerin tamamının imza
beyannamelerinin kuruluş başvurusunun yapıldığı sicil müdürlüğüne verilmesi
veya MERSİS’e yüklenmesinin ardından gerçekleştirilir.
a) Kurucunun, şirket
sözleşmesini ilgili sicil müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş
personel huzurunda asaleten imzalaması ve aynı zamanda şirketi temsile yetkili
olması durumunda ayrıca imza beyannamesi verilmez.
b) Şirket sözleşmesinin
ilgili sicil müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel
huzurunda vekâleten imzalanması ve kurucunun aynı zamanda şirketi temsile
yetkili olması durumunda, kurucunun ıslak imzasını ihtiva eden vekâletnamenin
ilgili sicil müdürlüğüne ibraz edilmesi koşuluyla ayrıca imza beyannamesi
verilmez.
Vekâletnamenin yabancı
bir ülkede düzenlenmesi halinde, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi
Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre
tasdik ettirilmesi ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte ilgili sicil
müdürlüğüne verilmesi durumunda aynı hüküm uygulanır.
1.3. DOSYA NUMARASI VE TİCARET SİCİLİ HİZMET BEDELİ
Dosya numarası
Sicil müdürlüklerinde
imzalanan esas sözleşmeler ile düzenlenen imza beyannamelerinin her birine
dosya numarası verilir. Oluşturulan bu dosya numarası, sözleşmelerin veya imza
beyannamelerinin üzerine kaşe ile basılarak tatbik edilir.
Ticaret sicili hizmet bedeli
Ticaret sicil müdürlüklerinde kuruluş aşamasında yapılan esas sözleşmenin
imzalanması ve tescili, düzeltme beyanının oluşturulması, imza beyannamesinin
tatbiki ve defter tasdikinin yapılması işlemleri birlikte veya ayrı ayrı
yapılmasına bakılmaksızın bu hizmetler için tek hizmet bedeli tahsil edilir.
Bu bedel de asgari ücretin yüzde on
beşinden fazla olamaz.
2.
SONUÇ
Yazının önceki
bölümlerinde yer alan açıklamalara göre aşağıdaki sonuçlara ulaşılabilecektir.
1.
Yapılan yeni düzenlemeler sonrasında kuruluş aşamasında kurucular
tarafından hazırlanan esas (kuruluş) sözleşme ile şirket ortak ve
yöneticilerinin imza beyanlarının (sicil tasdiknamesi) ilgili sicil
müdürlüklerince düzenleme yükümlülüğü genişletilmiştir. Buna göre artık eskiden
anonim ve limited şirketler için ihtiyari uygulanan kuruluş sözleşmesinin
ilgili sicil müdürlüklerinde imza tatbikinin yapılması uygulaması anonim
şirketler için ihtiyari olmaya devam ederken, limited şirketler için zorunlu
hale dönüştürülmüş ve eskiden kooperatifler için uygulanmayan bu yöntem artık
yasal olarak yapılması zorunlu hale dönüştürülmüştür.
2.
Sicil müdürlüklerinde görevli yetkilendirilmiş personel şirket kuruluş
işlemi için başvuruda bulunan kişinin kimliğini araştırır ve şüpheye düşülmesi
halinde ispata yarar ikinci bir belge isteyebilir. Başvuruda bulunan kişinin,
gerçekten ibraz edilen kimliğin sahibi olup olmadığı hususunda Sistem üzerinden
gerekli kontrollerde bulunulabilir.
3.
Tüm ticari şirket türleri ve ticari işletmeler için kuruluş (kayıt) ve
şirketi temsile yetkililerin değişmesi veya yeniden atanması aşamasında
hazırlanan imza beyannamesinin (sicil tasdiknamesinin) ilgili
sicil müdürlüklerince düzenlenmesine imkân tanınmış ve eskiden noterlerce
düzenlenip onaylanan bu belgelerin artık ilgili sicil müdürlüğü nezdinde de
düzenlenebileceği hüküm altına alınmıştır.
4.
Şirket kurucuları aynı zamanda şirketi temsile yetkili iseler ve şirket
sözleşmesini yetkilendirilmiş personel huzurunda asaleten imzalarlarsa ya da
vekâleten imzalamalarına karşın kurucunun ıslak imzasını ihtiva eden
vekâletnamenin ilgili sicil müdürlüğüne ibraz edilmesi halinde ayrıca imza
beyannamesi verilmez.
5.
Ticaret sicil müdürlüklerince esas sözleşmenin imzalanması ve tescili,
düzeltme beyanının oluşturulması, imza beyannamesinin tatbiki ve defter
tasdikinin yapılması işlemleri için en fazla asgari ücretin yüzde on beşi
tutarında hizmet bedeli alınabilir.
K A Y N A K Ç A
1.
İlgili Kanunlar (TTK, KK, 7099 sayılı Kanun)
2.
Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması
Hakkında Tebliğ.
3.
Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması
Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ.
[1] Kollektif,
komandit, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirkette şirket
sözleşmesini, anonim şirkette esas sözleşmeyi ve kooperatifte ana sözleşmeyi
ifade eder.
[2] Esnaf işletmesi
için öngörülen sınırı aşan düzeyde gelir sağlamayı hedef tutan faaliyetlerin,
devamlı ve bağımsız şekilde yürütüldüğü işletmedir.
[3] Ticaret sicili
işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile
tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve
elektronik ortamda sunulduğu, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile TOBB nezdinde
oluşturulan ve işletilen merkezi ortak veri tabanını da içeren bilgi sistemi
ifade eder. MERSİS numarası da MERSİS tarafından verilen ve özel algoritma ile
üretilmiş tekil numaradır.
[5] Vesayet altındaki
küçüğün veya kısıtlının kişiliği ve malvarlığı ile ilgili bütün menfaatlerini
korumak ve hukuki işlemlerde onu temsil etmekle yükümlü kişidir.
[7] Doğumla Türk
vatandaşı olup da çıkma izni almak suretiyle Türk vatandaşlığını kaybedenler ve
bunların 5901 sayılı Türk Vatandaşlığı Kanununun 28 inci maddesinde belirtilen
altsoylarına verilen ve söz konusu maddede belirtilen haklardan
faydalanabileceklerini gösteren resmi belgeyi ifade eder.
[8] Kurucu adına imza
yetkisine sahip vekil, veli, vasi, kayyım ile tüzel kişilerde temsil ve ilzama
yetkili kişiyi ifade eder.
[10] Kuruluş aşamasında
kurucuların şirket sözleşmesine atacakları imzaların onaylanması ve imza
beyannamesinin düzenlenmesi işlemlerini yerine getirmek üzere ticaret sicili
müdürü tarafından görevlendirilen ticaret sicili müdürlüğü personelidir.
[11] Yaş küçüklüğü,
akıl hastalığı, akıl zayıflığı, sarhoşluk ya da benzer sebepler nedeniyle akla
uygun davranma yeteneğinden yoksun bulunmama halini ifade eder.
