Kooperatiflerde Genel Kurul Günü Yapılacak Çalışmalar Nelerdir ?
Evren Özmen
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bilim Uzmanı
evrenozmen@ozmconsultancy.com
www.kooperatiflerkanunu.com
Önceki yazılarımda
kooperatiflerde genel kuruldan önce yapılması gereken çalışmaları ve
başvuruları yazmıştım. Bu yazımda ise genel kurul günü yapılması gereken
çalışmalar konusunda bilgi vermeye çalışacağım
1-Toplantı salonunun hazırlanması- Ortakların tamamının
toplantıyı takip edebileceği şekilde bir düzen oluşturulması, mutlaka ses
düzeninin kurulması ve mümkün ise bir yansıtıcı vasıtası ile raporların ve mali
tabloların ortaklara gösterilmesi uygun olacaktır.
2-Vekaletlerin alınması ve Hazir-un cetvelinin
imzalatılması: Toplantıya katılan kişilerin yetkili olduklarını gösteren belgelerin
kontrol edildikten sonra hazır-un cetvelinin imzalatılması gerekmektedir.
Hazir-un cetvelinden en az 3 adet hazırlanmalı, otokopi kullanılmamalıdır.
3-Bakanlık temsilcilerinin gelmesinin beklenmesi, usulüne uygun
müracaat yapıldığı halde, temsilci toplantıya gelmez ise toplantı icrasını
temin etmek üzere, mahalli idare amirine durum bildirilir. Temsilci yine gelmez
ise bir saat sonunda toplantıya başlanır. Toplantı tutanağında bu husus
belirtilir. Temsilci toplantıya katıldıktan sonra bir saat içinde nisap oluşmaz
ise toplantı tehir edilir. Bu hususa dikkat edilmesi ve ortakların toplantıya
erken katılmaları yönünden mesaj ve mail gönderilmesi, ayrıca 32 gün önce
gönderilen çağrı mektubunda bu hususun belirtilmesi uygun olacaktır.
4-Çoğunluğun sağlanmasının beklenmesi: Yapı
kooperatiflerinin ilk ve müteakip genel kurullarında toplantı nisap 1⁄4 tür.
Çoğunluğun sağlanmasına müteakip toplantının açılması ve divan heyetinin
oluşturulması, divan heyetinin ortaklardan veya kooperatifin bağlı olduğu üst
birlikten oluşturulması zorunludur.
5-Genel kurul tutanağının yazılması: Genel kurul
toplantı tutanağının, toplantının yapıldığı yerde yazılıp imzalanması zorunlu
olup tutanağın toplantı yerinde, genel kurul divanınca düzgün ve okunaklı
biçimde mümkün ise bilgisayar ile yazılacaktır.
Eğer bilgisayar ile
yazmak mümkün değil ise yanlış yazılan kelime, rakam ve satırlar karalanmamalı,
okunacak biçimde ortasından tek çizgiyle iptal edilmeli, yanına parantez
içinde (çizildi) denilerek doğrusu yazılmalıdır.
Ay adları, bir ve iki
basamaklı sayılar, rakamla değil yazıyla yazılmalı; tutanakta sonradan ilaveler
yapılmasına imkan verebilecek boşluklar olmamalı ve çıkıntı yapılmamalıdır.
Tutanağın başlangıç kısmına, genel kurul toplantısının başlama saati ve
tutanağın son kısmına da genel kurul toplantısının bitiş saati mutlaka
yazdırılmalıdır.
Ayrıca genel kurul
sırasında divan başkanı mutlaka salona hakim olmalı, oy sayım memurlarının
titiz ve dikkatli çalıştıklarını gözlemlemek zorundadır. Gündemde görüşülmüş ve
oylanmış bir maddenin geriye dönüşü mümkün olmaması nedeni ile sayım hususu
büyük önem arz etmektedir.
Bir sonraki yazımda
kooperatiflerde genel kurul sonrası hangi işlemlerin , hangi sıra ile yapılması
gerektiği konusunda da bilgi vereceğim.
