E-İrsaliye Uygulaması 2018
Murat Dayanç
Yeminli Mali Müşavir
Eski Baş Hesap Uzmanı
Bağımsız Denetçi
Bilim Uzmanı
mdayanc@bnddenetim.com
I) GİRİŞ
Maliye Bakanlığı
213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK)’un 227, 242, mük. 257 nci maddelerinde
kendisine verilen yetkiye dayanarak 30273 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 487
sıra numaralı VUK Genel Tebliğ ile hali hazırda VUK’un 230 uncu maddesinde
hüküm altına alınan sevk irsaliyesi belgesinin elektronik olarak düzenlenmesi,
alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi konularında belirlemelerde
bulunmuştur.
Bu makalenin
ilerleyen bölümlerinde söz konusu Tebliğ ve Kanun açıklamaları esas alınarak
Elektronik İrsaliye[1] (e-İrsaliye) belgesi konusunda bilgi
verilmeye çalışılacaktır.
II)
e-İRSALİYE UYGULAMA[2] ESASLARI
A.Genel Olarak
Mal
hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla;
VUK’nun 230 uncu maddesinin birinci fıkrasının beşinci bendine göre hali
hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” belgesinin,
elektronik belge[3] olarak elektronik ortamda
düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda
muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin olarak yukarıda anılan Tebliğde detaylı
açıklamalar yapılmıştır.
B.Uygulama Esasları
Bu düzenlemelere
göre; bu uygulama zorunlu bir uygulama
değildir. İstenmesi halinde e-Fatura
uygulamasından yararlanma iznine sahip olan veya e-İrsaliye düzenleyebilme ve
iletebilme konusunda gerekli hazırlıklarını tamamlamış olan ve Gelir İdaresi
Başkanlığı’na (Kısaca Başkanlık) gerekli başvuruları yapanlarca 1.1.2018
tarihinden itibaren uygulanabileceklerdir.
“e-İrsaliye
belgesi”, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki “sevk irsaliyesi”
belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
1. Uygulamadan Yararlanma
Yöntemleri ve Başvuru Esasları
Mükellefler
e-İrsaliye uygulamasından kendi bilgi işlem sistemlerinin[4] Başkanlık sistemlerine entegrasyonu
yoluyla, Başkanlık tarafından oluşturulan GİB portalı[5] aracılığıyla veya Başkanlıktan izin
almış özel entegratörler[6] aracılığıyla ve aksi Başkanlıkça
istenmedikçe e-Fatura uygulamasından yararlandıkları yöntem ile
yararlanabileceklerdir.
Mükellefler GİB
portalını veya kendi bilgi işlem sistemlerini kullanmayı tercih ederlerse “www.efatura.gov.tr”
internet adresinde yer alan başvuru işlemlerini yerine getirmeleri
gerekmektedir.
2. Değerlendirme ve İzin
Kendi bilgi
sistemlerini Başkanlık sistemine entegre etmeyi tercih eden mükelleflerin
başvuruları Başkanlık tarafından değerlendirilecektir. Test süreçlerini
başarılı bir şekilde tamamlayan mükelleflere izin verilecektir. Değerlendirme
aşamasında eksiklikleri tespit edilen mükelleflere, en çok bir yıl süre
verilir. Bu süre içerisinde eksikliklerini gidermeyen mükelleflerin başvuruları
reddedilir. Başvuruları reddedilen mükelleflerin reddi izleyen bir yıl
içerisinde başvuruları kabul edilmez. Ancak bu mükelleflerin GİB portalını veya
özel entegratör vasıtasıyla müracaat etmesine engel değildir.
3. Özel Entegratörlük Hizmeti
Verenler
397 Sıra No.lu
VUK Genel Tebliği kapsamında Başkanlıktan özel izni alan mükellefler, bu Tebliğ
kapsamında e-İrsaliye düzenlemek isteyen mükelleflere, e-İrsaliye ve e-İrsaliye
Raporu oluşturma, mali mühürle[7]onaylama ve zaman damgası[8] kullanarak e-İrsaliye Raporunu
Başkanlığa elektronik ortamda iletme hizmeti verebilirler.
Özel entegratör
sistemi üzerinden faydalanan mükellefler, özel entegratörün mali mührünü ve
zaman damgasını kullanabilirler.
Özel
entegratörlerin e-İrsaliye Uygulamasına ilişkin hizmet verebilmesi için
Başkanlıktan ayrıca e-İrsaliye özel entegratörlüğü izni alması gerekmektedir.
Bu izni alabilmek için gerekli koşullar www.efatura.gov.tr internet adresinde
yayımlanan “e-Fatura Uygulaması Özel Entegrasyon
Kılavuzu”nda yer almaktadır.
Başkanlıktan
e-İrsaliye izni alan özel entegratörler, hizmet verdikleri mükelleflere ait
e-İrsaliye bilgilerini, e-İrsaliye oluşturma, imzalama, gönderme ve alma amacı
dışında kullanamaz ve işleme taraf olanların yazılı izni olmaksızın üçüncü
kişilerle paylaşamazlar. Özel entegratörler bu faaliyetleri kapsamında elde
ettiği ticari sır niteliğindeki e-İrsaliye bilgilerinin güvenliğinden ve
gizliliğinden sorumludurlar.
4. e-İrsaliye Düzenlenmesi ve
Teslimi
e-İrsaliyenin
elektronik ortamda, elektronik sertifika[9] ile imzalanarak düzenlenmesi,
alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi esas olup malın fiili
sevkinden önce (alıcısının henüz belli olmadığı ve malın fiili sevki sırasında
muhtelif müşteriler adına kağıt ortamda irsaliye düzenlenmesi ve malın asıl
muhatabına teslimi sırasında düzenlenecek e-İrsaliyeler hariç olmak üzere)
düzenlenmesi ve Başkanlık sistemlerine başarılı olarak iletilmesi malın fiili
sevki için yeterlidir.
Malın fiili sevki
sırasında araç içinde e-İrsaliyenin bir örnek kağıt çıktısının bulundurulması
ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunlu olup, söz konusu
kağıt çıktı üzerinde ıslak imza ya da kaşe bulunması zorunlu değildir. Söz
konusu kağıt çıktının, alıcıya verilmesi zorunlu olmadığı gibi malların alıcıya
tesliminden sonra muhafaza veya ibraz edilme zorunluluğu da bulunmamaktadır.
Sevki yapılacak
mala ilişkin olarak e-İrsaliyenin düzenlenmesinden önce e-Fatura düzenlenmiş
olması halinde, e-İrsaliye üzerinde e-Faturanın tarih ve belge numarasına da
yer verilmesi zorunludur.
Düzenlenecek
e-İrsaliyelerde, Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması,
doğrulanması ve görüntülenmesine imkan vermek üzere; karekoda veya barkoda
belge üzerinde yer verilmesi zorunludur.
e-İrsaliye
uygulamasından yararlanan mükellefler e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan
mükelleflere kağıt irsaliye düzenlemeye devam edeceklerdir.
5. Elektronik İrsaliyede
Bulunması Gereken Bilgiler
e-İrsaliye
belgesinde; düzenlenme tarihi ve belge numarası, düzenleyenin ve müşterinin
adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası, müşterinin işyeri
adresi ve farklı ise teslimat adresi, taşınan malın nevi, miktarı, fiili sevk
tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı bilgilerin bulunması
zorunludur.
6. e-İrsaliye Yanıtı
Kendisine
e-İrsaliye düzenlenen mükellefler, istemeleri halinde, e-İrsaliye belgesine
konu mallara ilişkin olarak ne kadarlık kısmının teslim alındığını/kabul
edildiğini, teslim alınmayan mallara ilişkin olarak, kabul edilmeyen mal
miktarını ve nedenini uygulama üzerinden e-İrsaliye Yanıtı ile e-İrsaliye
belgesini düzenleyene iletebilirler. e-İrsaliye yanıtı[10] ile yapılan kısmi kabul
durumlarında, kabul edilmeyen malların satıcısına geri gönderimi için ayrıca
e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir.
e-İrsaliyenin,
alıcısının ya da muhteviyatındaki malların tamamının hatalı olması halinde,
alıcısı tarafından e-İrsaliye Yanıtı ile ret edilmesi mümkündür. Ancak ret
işleminin malın fiili sevkinden önce yapılması gerekmektedir. Malın fiili
sevkinden sonra gönderilecek ret e-İrsaliye yanıtları hükümsüz olup, bu durumda
malı taşıyan/taşıttıran tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi
gerekecektir.
e-İrsaliye vergi
kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin öngörmüş olduğu süreler dâhilinde
muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmesi gerekmektedir.
7. Belgelere konulacak amblem
ve belge numarası
Bu belgenin
önyüzünün üst orta kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan “Belgelere
Konulacak Özel İşaret (Amblem)” ile “İl Kod Numarası” yerine aynı konumda
bulunmak üzere, GİB amblemi, amblemin altında ise “e-İrsaliye” ibaresi
bulunmalıdır. Belgenin seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13
haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Birim kodu serbestçe
belirlenebilir. . Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter
yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait
sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir. Sıra numarası
içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü
itibariyle “1” rakamından başlatılarak kullanılır. Mükellef bünyesinde aynı
belge numarası birden fazla kullanılamaz.
8. Muhafaza ve ibraz
yükümlülüğü
Mükellefler,
gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen elektronik belge ve kayıtları
kendilerine iletim/teslim şekline uygun olarak yasal süreler dâhilinde muhafaza
ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.
Mükellefler bu
belgeyi kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edebilecekleri gibi,
Başkanlıktan elektronik saklama izni alan mükelleflerin bilgi işlem
sistemlerinde de muhafaza edebilirler. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü,
belgelerin doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü
elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve
görüntüleme araçlarını kapsamaktadır.
e-irsaliyenin TC
sınırları içerisinde ve TC Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza
edilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, yurt dışında ikincil bir arşivleme
yapılmasına engel teşkil etmez.
9. Sorumluluk, cezai
müeyyideler ve diğer hususlar
Mükellefler
e-irsaliye kapsamına dahil olduktan sonra yaptıkları mal teslimleri/alımları ve
hizmet ifaları kapsamında, anlaşmalı matbaa işletmelerine bastırılan matbu (kağıt)
belgeleri kullanamazlar, kullanmaları halinde söz konusu mükellefler hakkında
VUK’da öngörülen cezai hükümler uygulanacaktır. Teknik kılavuzlarda belirlenen
format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen elektronik ortamdaki
belgeler, VUK kapsamında düzenlenen belge olarak kabul edilmeyecektir. Ayrıca
bu mükellefler Başkanlığın talebi üzerine belgelere ait bilgilerin
oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan donanımların bulunduğu adres
veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü
teknik ve fiziksel imkanı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım
izinleri ve uzman personel gibi) sunmak zorundadır.
Kendi sistemini
kullananlar, bu uygulamalara ait elektronik kayıtların[11] bozulması, silinmesi, zarar
görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi
halinde, durumu Başkanlığa üç iş günü içinde bildirerek bu kayıtları nasıl
tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
e-irsaliye
uygulamalarına dahil olan mükellefler, uygulamaya dahil oldukları tarihi
izleyen üçüncü ayın sonuna kadar, kağıt ortamda da söz konusu belgeleri
düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için elektronik belge veya kağıt ortamdaki
belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir. Elektronik belge
uygulamalarına dâhil olunan tarihi izleyen üçüncü ayın sonundan sonra,
belgelerin elektronik belge olarak düzenlenmesi zorunlu olup, kâğıt ortamda
belge düzenlenmesi halinde VUK’da yazılı cezalar tatbik edilecektir.
Mükelleflerin,
sistemlerinde arıza veya kesinti meydana gelmesi veya diğer mücbir sebep
durumlarında, düzenlenmek üzere yeterli miktarda matbu belgeleri bulundurmaları
zorunludur. Bu şekilde belge düzenlemek istisnai bir uygulama olup, belge
düzenlemeye başlamadan önce Başkanlığa konu hakkında bilgi verilmesi ve
süreklilik arz etmemesi gerekmektedir.
III)
SONUÇ
Yazının önceki
bölümleri dikkate alındığında aşağıdaki sonuçlara ulaşılabilecektir.
1. Bu uygulama zorunlu bir
uygulama değildir. Mükellefler istemeleri halinde 1/1/2018 tarihinden itibaren
uygulamaya dâhil olabileceklerdir.
2. e-İrsaliye yeni bir belge
türü olmayıp, kağıt ortamdaki “İrsaliye” belgesi ile aynı hukuki niteliklere
sahiptir.
3. Mükellefler e-İrsaliye
uygulamasından; kendi bilgi işlem sistemlerinin Gelir İdaresi Başkanlığı
sistemlerine entegrasyonu yoluyla, Başkanlık tarafından oluşturulan GİB portalı
aracılığıyla veya Başkanlıktan izin almış özel entegratörler aracılığıyla ve bu
yöntemlerden sadece birini kullanarak yararlanabilirler.
4. Kendi bilgi sistemlerini
Başkanlık sistemine entegre etmeyi tercih eden mükelleflerin başvuruları
Başkanlık tarafından değerlendirilecektir. Test süreçlerini başarılı bir
şekilde tamamlayan vergi mükelleflerine onay verilecektir.
5. Özel entegratör sistemi
üzerinden faydalanan mükellefler, özel entegratörün mali mührünü ve zaman
damgasını kullanabilirler.
6. e-İrsaliyenin elektronik
ortamda, elektronik sertifika ile imzalanarak düzenlenmesi, alıcısına
iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi esastır. Malın fiili sevki sırasında
araç içinde e-İrsaliyenin bir örnek kağıt çıktısının bulundurulması ya da
elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunlu olup, söz konusu kağıt
çıktı üzerinde ıslak imza ya da kaşe bulunması zorunlu değildir.
7. e-İrsaliye uygulamasından
yararlanan mükellefler e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere
kağıt irsaliye düzenlemeye devam edeceklerdir.
8. e-İrsaliye’de; düzenlenme
tarihi ve belge numarası, düzenleyenin ve müşterinin adı, ticaret unvanı,
adresi, vergi dairesi ve hesap numarası, müşterinin işyeri adresi ve farklı ise
teslimat adresi, taşınan malın nevi, miktarı, fiili sevk tarihi ile saat ve dakika
olarak fiili sevk zamanı bilgilerin bulunması zorunludur.
9. Kendisine e-İrsaliye
düzenlenen mükellefler, istemeleri halinde, e-İrsaliye belgesine konu mallara
ilişkin olarak ne kadarlık kısmının teslim alındığını/kabul edildiğini, teslim
alınmayan mallara ilişkin olarak, kabul edilmeyen mal miktarını ve nedenini
uygulama üzerinden e-İrsaliye Yanıtı ile e-İrsaliye belgesini düzenleyene
iletebilirler.
10. e-İrsaliye Raporu elektronik
sertifika ile zaman damgalı olarak imzalanarak Başkanlık sistemine elektronik
ortamda aktarılmak zorundadır.
11. Mükellefler, gerek
düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen elektronik belge ve kayıtları
kendilerine iletim/teslim şekline uygun olarak yasal süreler dâhilinde muhafaza
ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.
12. Mükellefler e-İrsaliye
kapsamına dâhil olduktan sonra yaptıkları hizmet ifaları kapsamında, anlaşmalı
matbaa işletmelerine bastırılan matbu (kağıt) belgeleri kullanamazlar,
kullanmaları halinde söz konusu mükellefler hakkında VUK’da öngörülen cezai
hükümler uygulanacaktır.
KAYNAKÇA
1. İlgili Kanunlar.
2. 487 sıra numaralı Vergi Usul
Kanunu Genel Tebliği.
[1] VUK mevzuatına uygun
olarak elektronik belge biçiminde oluşturulmuş sevk irsaliyesini ifade eder.
[2] Başkanlık tarafından
belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanan e-İrsaliye ve e-İrsaliye Yanıtı
mesajlarının, taraflar arasında güvenli bir şekilde aktarılması imkanını sunan
uygulamaların genel adıdır.
[3] Şekil hükümlerinden
bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde
yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütününü ifade eder.
[4] Mükelleflerin
belgeleri elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza etmek ve ilgili
diğer işlemleri gerçekleştirmek amacı ile doğrudan ya da dolaylı olarak
kullandıkları her türlü yazılım ve donanım ile saklama ortamlarıdır.
[5] e-Fatura, e-İrsaliye,
e-Müstahsil Makbuzu ve e-Serbest Meslek Makbuzu uygulamalarına ait temel
fonksiyonların, internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile
Başkanlık tarafından geliştirilen portaldır.
[6] 14/12/2012 tarihli ve
28497 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 421 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel
Tebliği kapsamında Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış
mükelleflerdir.
[7] 5/3/2010 tarihli
ve 27512 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu
Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için oluşturulan elektronik sertifika alt
yapısını ifade eder.
[8] Bir elektronik verinin
üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın
tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından
doğrulanan kaydı ifade eder.
[10] e-İrsaliyenin
muhteviyatını oluşturan malların alıcısı tarafından kabul durumunu gösteren
elektronik belgedir.
[11] Elektronik ortamda
tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle
erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini ifade eder.
